辦公家具采購(gòu)需要注意的7個(gè)方面

辦公家具采購(gòu)看起來(lái)簡(jiǎn)單其實(shí)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，因?yàn)榘牟少?gòu)品目很多，而且大家都希望采購(gòu)到自己滿(mǎn)意的產(chǎn)品。但是其實(shí)是很難做到的公平性、競(jìng)爭(zhēng)性和產(chǎn)品質(zhì)量往往難以保證。下面有7點(diǎn)辦公家具采購(gòu)需要注意的事項(xiàng)大家可以參考。

1、正確選擇采購(gòu)方式

為保證質(zhì)量，只要時(shí)間允許盡可能采用公開(kāi)招標(biāo)方式，包括限額以下的項(xiàng)目。采用公開(kāi)招標(biāo)方式并選擇綜合評(píng)分法，以避免惡意競(jìng)價(jià)或低價(jià)低質(zhì)中標(biāo)。若因時(shí)間原因須采用非公開(kāi)招標(biāo)方式采購(gòu)的，則盡可能將材質(zhì)技術(shù)指標(biāo)和功能要求做細(xì)做實(shí)，另外，在外觀尺寸上要允許有一定的誤差范圍，且在詢(xún)價(jià)通知書(shū)或談判文件中明確驗(yàn)收方式，以便適當(dāng)提高質(zhì)量保證金和延長(zhǎng)質(zhì)保期以保證采購(gòu)質(zhì)量。

2、強(qiáng)化需求論證的實(shí)用性和公正性

在實(shí)踐中，家具采購(gòu)的需求論證有時(shí)不盡人意。比如，一些專(zhuān)家采取簽字、領(lǐng)錢(qián)、走人的不負(fù)責(zé)任態(tài)度，致需求論證質(zhì)量不高，流于形式；另外，部分專(zhuān)家一味滿(mǎn)足采購(gòu)方的要求，或主觀傾向某供應(yīng)商，做出的需求論證帶有明顯傾向性，造成較多的質(zhì)疑和投訴，甚至廢標(biāo)。要解決這些問(wèn)題，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)把好政策關(guān)，加強(qiáng)指導(dǎo)，應(yīng)在技術(shù)參數(shù)、樣品、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵內(nèi)容上向采購(gòu)方提出指導(dǎo)意見(jiàn)，必要時(shí)可征詢(xún)部分供應(yīng)商的意見(jiàn)后再行論證，若發(fā)現(xiàn)需求論證有實(shí)質(zhì)性問(wèn)題，應(yīng)要求采購(gòu)人修正。

3、科學(xué)設(shè)置技術(shù)參數(shù)

在政府采購(gòu)活動(dòng)中，家具采購(gòu)的技術(shù)參數(shù)主要包括三個(gè)部分。一是外觀，比如，外觀尺寸允許有誤差范圍在3%-5%、盡可能規(guī)避異型或現(xiàn)場(chǎng)定制、外觀圖片須標(biāo)注為“參考式樣”，滿(mǎn)足使用功能是采購(gòu)人第一需求；二是材質(zhì)要求，比如，合頁(yè)是銅質(zhì)還是不銹鋼，滑軌是兩節(jié)軌還是三節(jié)軌等，以普通辦公桌為例，技術(shù)指標(biāo)設(shè)置時(shí)必須明確是全實(shí)木還是全高密度中纖板，其它部分為中密度中纖板或刨花板，桌面也應(yīng)明確是仿木紙面還是木皮；三是環(huán)保要求，家具的污染源主要有甲醛、氨、苯等，國(guó)外統(tǒng)稱(chēng)為T(mén)VOC，即所有室內(nèi)有機(jī)氣態(tài)物質(zhì)，代理機(jī)構(gòu)在實(shí)際操作中可要求采購(gòu)方嚴(yán)格按室內(nèi)家具國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，只要滿(mǎn)足國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)才是合格產(chǎn)品。有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，以便更多的投標(biāo)人參與競(jìng)爭(zhēng)。

4、靈活方便確定樣品

在政府采購(gòu)項(xiàng)目中，關(guān)于家具樣品的分值設(shè)定，主要是為了保證生產(chǎn)工藝和產(chǎn)品質(zhì)量，包括沙發(fā)皮質(zhì)小樣和海綿小樣、木材小樣、五金件等。比如，滑軌、合頁(yè)等五金件，沿海地區(qū)一些家庭作坊能生產(chǎn)五金件同時(shí)使用不干膠商標(biāo)，一些有實(shí)力的企業(yè)采用沖壓方式在五金件上壓制logo。為保證質(zhì)量，可要求投標(biāo)的五金件樣品使用沖壓方式壓制logo。另外，為方便投標(biāo)人，成品樣品盡量不使用大樣，若需要通過(guò)樣品查看生產(chǎn)工藝，可要求供應(yīng)商提供能反映生產(chǎn)工藝的成品小樣即可。

值得一提的是，《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》（財(cái)政部令第18號(hào)）第二十二條第二款對(duì)樣品做出明確規(guī)定，即規(guī)定要求投標(biāo)人提供樣品的，應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件中明確規(guī)定樣品制作的標(biāo)準(zhǔn)和要求、是否需要隨樣品提交相關(guān)檢測(cè)報(bào)告、樣品的評(píng)審方法以及評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)。需要隨樣品提交檢測(cè)報(bào)告的，還應(yīng)當(dāng)規(guī)定檢測(cè)機(jī)構(gòu)的要求、檢測(cè)內(nèi)容等。

5、合理設(shè)定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

在綜合評(píng)分法中可適當(dāng)加大樣品分值，且對(duì)樣品的評(píng)分內(nèi)容細(xì)化和量化，如細(xì)化到海綿小樣多少分、沙發(fā)皮質(zhì)小樣多少分和五金件中的合頁(yè)多少分，以減少專(zhuān)家的自由裁量權(quán)。

關(guān)于售后服務(wù)分值可設(shè)置為接到報(bào)修電話(huà)后到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間越短分值越高。若需設(shè)立售后服務(wù)機(jī)構(gòu)可要求供應(yīng)商出具對(duì)售后服務(wù)機(jī)構(gòu)的授權(quán)，提供售后服務(wù)機(jī)構(gòu)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，且營(yíng)業(yè)執(zhí)照應(yīng)有家具銷(xiāo)售或維修項(xiàng)目。另外，業(yè)績(jī)?cè)O(shè)置也是爭(zhēng)議不斷，根據(jù)工作實(shí)踐，關(guān)于使用單筆業(yè)績(jī)按金額大小排序更合理，不容易引起投訴。

6、合理要求交貨時(shí)間

多數(shù)家具廠家是在簽定合同后才啟動(dòng)生產(chǎn)程序，采購(gòu)方留足廠家的生產(chǎn)時(shí)間，以便廠家能保質(zhì)保量的生產(chǎn)出合格的產(chǎn)品。對(duì)于個(gè)別采購(gòu)人串通廠家搶先將要采購(gòu)的家具提前做好，再在招標(biāo)條件中要求投標(biāo)人在不可能完成的時(shí)間內(nèi)交貨的項(xiàng)目，除了限制其它投標(biāo)人投標(biāo)外，也影響了招標(biāo)投標(biāo)的公平性，更容易造成廢標(biāo)、串標(biāo)。

7、把好驗(yàn)收關(guān)

驗(yàn)收是家具采購(gòu)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，驗(yàn)收時(shí)注意四個(gè)方面。一是看材質(zhì)，是否符合要求以及是否有仿冒等；二是看外觀、尺寸，比如，表面漆膜是否平滑、有無(wú)磕碰損壞等；三是看工藝，可以從組合部分看每個(gè)構(gòu)件之間的連接點(diǎn)的合理性和牢固度；四是看結(jié)構(gòu)，檢查家具的結(jié)構(gòu)是否合理，框架是否端正、牢固。另外，樣品是重要的驗(yàn)收實(shí)物依據(jù)，驗(yàn)收時(shí)必須照樣驗(yàn)收。對(duì)于污染源的檢測(cè)，可通過(guò)國(guó)家認(rèn)可的第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行。

精準(zhǔn)把握采購(gòu)需求，辦公家具采購(gòu)中采購(gòu)組織單位之間要加強(qiáng)溝通，采購(gòu)方式選擇正確，需求論證實(shí)用公正，技術(shù)參數(shù)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定合理，把好驗(yàn)收關(guān)，才能確保采購(gòu)活動(dòng)各方滿(mǎn)意。