零星小批量家具如何采購？零星小批量家具采購難點(diǎn)有哪些？

零星小批量家具采購是一件比較難的事，主要有幾個(gè)難點(diǎn)，預(yù)算不高、款式和材料有要求、家具生產(chǎn)廠家提供的產(chǎn)品各式各樣沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，很難評(píng)標(biāo)。很多采購者以協(xié)議供貨或定點(diǎn)采購來解決此問題。

由于家具行業(yè)的特殊性，以定點(diǎn)與協(xié)議的形式來逃避規(guī)定就是放任自流，是變相的自行采購，違背了政府采購的宗旨。那么零星家具采購究竟應(yīng)該怎樣運(yùn)行與規(guī)范呢？某地政府采購中心對(duì)此進(jìn)行了有益的探索。

案例

某市林業(yè)局要購買一批辦公家具，報(bào)財(cái)政局政府采購管理處審批后，下達(dá)了政府采購計(jì)劃，采購方式為邀請(qǐng)招標(biāo)。采購中心認(rèn)為預(yù)算僅4萬多元的采購項(xiàng)目搞邀請(qǐng)招標(biāo)，沒有必要，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，只能增加采購成本，且此項(xiàng)目也不符合邀請(qǐng)招標(biāo)的適用條件，因此建議采購處變更采購方式。提出申請(qǐng)后，采購處經(jīng)決定改為詢價(jià)方式采購。

采購中心接到通知后，充分考慮到了本地采購市場現(xiàn)狀，以及采購單位購買規(guī)模小的特點(diǎn)，結(jié)合此次采購的家具規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一的現(xiàn)實(shí)，認(rèn)為不能按照一般的詢價(jià)方式進(jìn)行報(bào)價(jià)，必須創(chuàng)新工作思路，采用靈活多樣的方式解決此類問題，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以點(diǎn)帶面，指導(dǎo)以后的實(shí)際工作。

經(jīng)過研究，決定讓采購人根據(jù)貨比三家的原則，自己去當(dāng)?shù)丶揖呤袌鲞M(jìn)行現(xiàn)場詢價(jià)，詢價(jià)記錄經(jīng)采購單位兩位以上經(jīng)辦人簽字后報(bào)采購中心存檔，采購項(xiàng)目不收中標(biāo)服務(wù)費(fèi)，以便采購單位掌握采購的主動(dòng)權(quán)。此次采購預(yù)算的清單包括大會(huì)議室條桌、大會(huì)議室椅子、小會(huì)議室桌椅、主席臺(tái)桌椅子、沙發(fā)、大班桌椅、班前椅，總預(yù)算報(bào)價(jià)為47300元。該單位成立的詢價(jià)小組進(jìn)行了現(xiàn)場詢價(jià)，有3家單位參與報(bào)價(jià)，價(jià)格分別為40030元、40840元、37280元。最后由詢價(jià)小組按最低價(jià)中標(biāo)原則確定中標(biāo)單位，中標(biāo)價(jià)格為37280元。合同顯示中標(biāo)明細(xì)為：條桌、主席臺(tái)桌、會(huì)議桌、會(huì)議椅、曲木椅、沙發(fā)茶幾。

采購單位完成采購任務(wù)后，由采購中心對(duì)其采購資料進(jìn)行了審核，雖然合同清單與預(yù)算清單有出入，考慮到是減少了部分物品，雖未事先報(bào)采購中心同意，也可以理解，不算違規(guī)，在采購人提供驗(yàn)收證明材料以后，采購中心出具了付款申請(qǐng)，由中標(biāo)人去財(cái)政局結(jié)算合同款。

情況分析

集體詢價(jià)體現(xiàn)了客觀公正性。從采購預(yù)算清單可以看出，采購單位事先已對(duì)欲購買的家具進(jìn)行了初步了解，并對(duì)家具的品牌、型號(hào)、顏色、數(shù)量等做了明確的規(guī)定，對(duì)各款家具的價(jià)格有所接觸。從中標(biāo)情況看，選中了預(yù)算所報(bào)3個(gè)品牌中的1家，排除了先入為主的成分，整個(gè)評(píng)標(biāo)過程應(yīng)該說比較客觀公正。

采購單位較為重視此次現(xiàn)場購買活動(dòng)，成立了科室負(fù)責(zé)人為組長的詢價(jià)小組，由3名成員現(xiàn)場參與詢價(jià)工作，并分別簽字認(rèn)可，體現(xiàn)了規(guī)范操作的原則，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動(dòng)，態(tài)度端正。

采購項(xiàng)目進(jìn)行了隨機(jī)歸類與現(xiàn)場選擇。根據(jù)詢價(jià)情況，沙發(fā)選擇了HT-2013型號(hào)，條桌數(shù)量增加了6件，大會(huì)議室椅子即合同中的會(huì)議椅增加了33件，取消了主席臺(tái)椅子、大班椅、班前椅的采購計(jì)劃。

采購合同清單與實(shí)際商品名稱上有出入，且合同上未注明辦公家具具體的品牌、規(guī)格、質(zhì)地、顏色，操作上稍嫌不規(guī)范，存在一定的人為因素。

采購單位預(yù)算與實(shí)際購買存有差異，說明采購未能嚴(yán)格按采購計(jì)劃辦事，從中也能推導(dǎo)出當(dāng)?shù)夭少徣瞬少彽臒o計(jì)劃性、零星性、隨意性，采購人法律意識(shí)淡薄，因此《政府采購法》宣傳貫徹到位還有一段艱難歷程。

成效與經(jīng)驗(yàn)

堅(jiān)持了原則性。經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)由于主客觀因素的影響，采購事業(yè)面臨著諸多矛盾，采購機(jī)構(gòu)運(yùn)行也存在相當(dāng)大的難度，應(yīng)急采購、零星采購、領(lǐng)導(dǎo)招呼采購、先斬后奏式采購、制定品牌壟斷采購等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，加上采購體制不順、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備參差不齊，政府采購原則屢屢受到挑戰(zhàn)。就拿家具采購來說，經(jīng)常發(fā)生先買后報(bào)的情況，特別是一些權(quán)力相對(duì)集中的部門，如市委辦、政府辦、組織部、紀(jì)委，經(jīng)辦人在領(lǐng)導(dǎo)身邊，借領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，抓住領(lǐng)導(dǎo)辦事效率高決策果斷的特點(diǎn)，采購機(jī)構(gòu)對(duì)此確實(shí)難有作為。而此次招標(biāo)活動(dòng)，采購人能夠按程序報(bào)采購計(jì)劃，落實(shí)采購資金，嚴(yán)格按采購機(jī)構(gòu)制定的方式進(jìn)行采購，及時(shí)遞交原始采購資料，很好地維護(hù)了法律的尊嚴(yán)，堅(jiān)持了采購原則，達(dá)到了一定的示范與規(guī)范效應(yīng)。

采購形式靈活，有效地解決了主觀意向與原則之間的矛盾。一般說來采購人作為使用方理應(yīng)對(duì)購買物品的直觀性、舒適度、尺寸與價(jià)格等做出一定的要求，只要其要求是合法合理的，采購機(jī)構(gòu)應(yīng)靈活處理。由于全國各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，采購市場千差萬別，機(jī)構(gòu)設(shè)置模式差別大，因此具體業(yè)務(wù)的操作方式會(huì)有所不同，政府采購也具有地方特色。對(duì)于落后地區(qū)來說，原則性與適當(dāng)靈活相結(jié)合的運(yùn)行機(jī)制是必要的。如對(duì)供應(yīng)商違約應(yīng)該處罰，但要分清責(zé)職關(guān)系，假如不能供貨的原因是營銷體系引發(fā)壟斷經(jīng)營所致，則要從輕處罰，以此保護(hù)供應(yīng)商的本已很脆弱的投標(biāo)積極性，也利于在發(fā)育不完善的采購環(huán)境中掙扎的采購機(jī)構(gòu)的工作得以正常開展。這次家具采購允許采購人在預(yù)算范圍內(nèi)自主購買，采購機(jī)構(gòu)不派人參加，讓其在自行采購的形式下真正履行規(guī)范采購的內(nèi)容，達(dá)到了雙贏的效果，這也是不發(fā)達(dá)地區(qū)應(yīng)對(duì)零星特殊采購的有效方式之一，當(dāng)然這項(xiàng)創(chuàng)新舉措必須要得到廣大采購人的積極配合，要有適當(dāng)?shù)拇胧┓婪恫少徣说恼\信危機(jī)行為。

提高了工作效益，緩解了采購中心的工作壓力。落后地區(qū)公開招標(biāo)限額有30萬元、50萬元不等，而在限額以下有大量的采購項(xiàng)目，通常的做法是，不顧采購方式適用范圍的差異性，一律實(shí)行邀請(qǐng)招標(biāo)。而邀請(qǐng)招標(biāo)的程序較為復(fù)雜，有一定的時(shí)限要求。2～3萬元的標(biāo)也必須履行全套程序，采購中心工作量較大，同時(shí)還承受采購人對(duì)完工時(shí)限苛刻要求以及行風(fēng)評(píng)議的巨大風(fēng)險(xiǎn)壓力，因此采用現(xiàn)場詢價(jià)的特殊形式，讓采購人高高興興跑市場，在真實(shí)的自行采購氛圍中，采購人的主觀能動(dòng)性得到了發(fā)揮，充分滿足其對(duì)采購物品的輔助功能和品位的即時(shí)需求，確保在有限的時(shí)間內(nèi)完成采購事項(xiàng)，采購中心也省去了招標(biāo)程序，只要后期把關(guān)就行，因此雙方都很滿意，創(chuàng)造了好的采購效益。

問題與對(duì)策

案例中的現(xiàn)場詢價(jià)方式一方面提高了工作效率，降低了采購成本，充分滿足了采購人品味需求，另一方面由于缺乏有效監(jiān)督，采購活動(dòng)容易滋生一些腐敗行為：現(xiàn)場采購隨意性較大，更改數(shù)量與采購項(xiàng)目的潛在風(fēng)險(xiǎn)大，亟需規(guī)范，形成制度。

目前在政府采購機(jī)構(gòu)設(shè)置遭遇瓶頸制約、采購規(guī)模難以擴(kuò)大、監(jiān)管與操作失位與錯(cuò)位、采購市場分割嚴(yán)重等重大問題尚未真正解決的大環(huán)境下，采購人的獨(dú)特地位決定了采購機(jī)構(gòu)對(duì)其的管理嚴(yán)重滯后與無能為力，采購人的許多舉止已明顯違反了《政府采購法》的立法宗旨。針對(duì)采購人出現(xiàn)了許多冠冕堂皇的退貨、指定品牌、變更合同、合謀欺騙等行為，采購機(jī)構(gòu)管理乏術(shù)，因此要慎用現(xiàn)場詢價(jià)采購方式。對(duì)此采購方式要加強(qiáng)監(jiān)督與控制，一般來說，采購機(jī)構(gòu)要派人參與詢價(jià)，組成監(jiān)督服務(wù)小組，全程參與現(xiàn)場購買活動(dòng)，避免采購人行為的隨意性，選派的人員必須滿足綜合素質(zhì)、職業(yè)道德、敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)能力、協(xié)調(diào)性等方面的基本要求，協(xié)助采購人做好服務(wù)工作，采購形成的所有資料必須完整無缺，至少要包括采購計(jì)劃、明細(xì)預(yù)算單、現(xiàn)場談判記錄、最低中標(biāo)價(jià)格詳細(xì)目錄、注明廠地規(guī)格款式的合同文本、驗(yàn)收資料等，有條件時(shí)可以邀請(qǐng)政府采購管理處人員參與現(xiàn)場監(jiān)督。這種現(xiàn)場詢價(jià)的招標(biāo)形式，應(yīng)該說是在法定詢價(jià)采購基礎(chǔ)上的創(chuàng)新與延伸，形式靈活多樣，便于操作，能較好地滿足落后地區(qū)采購人即時(shí)性的采購需求，同時(shí)又不違反采購法的精神，但必須對(duì)此類采購形式加強(qiáng)管理，定期不定期地對(duì)采購績效進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)可以設(shè)立采購人誠信檔案，分級(jí)管理，誠信等級(jí)高的采購人可以自行采購，等級(jí)差的要嚴(yán)格現(xiàn)場監(jiān)督程序，借此來保證現(xiàn)場詢價(jià)方式最大限度地發(fā)揮效率與規(guī)范的雙重功能。

來源：政府采購信息網(wǎng)僅做科普用